08.09.2022

Как повысить выработку сотрудников и улучшить дисциплину

Узнайте, что сделала небольшая компания, чтобы сократить время обработки заказов на 60 процентов при помощи двух приложений.


Александр Пахомов

Начинал работать в ТД «Мега-Дон» (сеть розничных магазинов «Империя продуктов»). До основания «Мигмарта» развивал несколько бизнесов – от микрофинансовой организации до интернет-магазинов. Перед запуском своего бизнеса работал в сфере автоматизации торговли.

«Мигмарт» (ИП Пахомов А.  Г.)

Сфера деятельности: онлайн-сервис доставки продуктов.

Численность персонала: 10 человек.

Работает в Ростове, Азове, Батайске и других городах Ростовской области и Краснодарского края.


Компания «Мигмарт» – это региональный сервис доставки продуктов. В начале нашей работы мы пользовались разрозненными системами, заказы собирали с помощью телефона и списка продуктов на бумаге. Возникали ошибки при сборе заказа. До открытия своего бизнеса я работал в IT, занимался автоматизацией ритейла. У меня было общее понимание того, как работают сервисы такого плана.

Как было: курьерская служба

До пандемии коронавируса мы работали по простой модели. У нас был стратегический партнер – сеть магазинов мяса «33 Курицы». Клиент выбирал на сайте 33kuritsi.ru мясопродукты из небольшого ассортимента. Наш сборщик на складе формировал заказ. Потом он же звонил клиенту для подтверждения. Курьер забирал заказ и отвозил по адресу.

Системы отслеживания не было: отвез и отвез. Сборщиков и курьеров назначали по телефону или почте.

Потом мы решили доставлять продукты из супермаркетов. Вследствие пандемии этот формат стал весьма востребованным. Но одно дело предлагать 100 наименований продукции, а другое — 25 тыс. Столько ручкой в тетрадке не опишешь. Логичный выход — автоматизация работы.

Процесс: внедрение за месяц

Для внедрения системы не стали искать новых партнеров, а решили обратиться к компании DMM, с которой давно работаем. Взяли за основу программу «1С:Управление нашей фирмой» и разработали на ней все, что нам нужно. Плюс сделали два приложения на базе «1С:Предприятие 8» – для сборщиков и курьеров.

Мы написали первичное техзадание: общий функционал и требования. Потом доработали его вместе с нашими партнерами, которые описали технические аспекты. Разработка вместе с составлением техзадания заняла четыре месяца. На внедрение ушел примерно месяц.

Почти весь проект сделали на удаленке. Конечно, мы видели разработчиков в лицо, но лишь когда приезжали на переговоры. В остальном 99 процентов работы, вплоть до сдачи, тестирования проекта и доработок, производилось удаленно.

Результат 1: ускорили сборку заказа

Раньше сборщики получали от оператора бумажку, на которой было написано, что нужно собрать.

Сборщик получал список наименований товаров с указанием веса. На бумаге было написано только название – как выглядел товар, он не знал. Приходилось тратить время, чтобы найти нужное. Плюс специфика торговли продуктами в развес. Если вы, к примеру, закажете килограмм мяса, никто вам в жизни не отрежет ровно килограмм. Поэтому финальная стоимость заказа часто отличалась от той, которую клиенту рассчитали на сайте. Это доставляло пользователям дискомфорт.

Сейчас заказ падает с сайта в «1С:УНФ». Оттуда – в мобильное приложение «1С», которое установлено на планшете сборщика. Сотрудник видит изображение товара – это упрощает сбор заказа. Приложение подсчитывает стоимость при указании массы продукта. В случае отсутствия товара подскажет, чем заменить. Через приложение можно связаться с клиентом, чтобы утвердить замену. В итоге время сборки заказа уменьшилось втрое.

Результат 2: сократили количество ошибок при сборке заказа

Мы ушли от недосборки – отсутствия каких-то наименований в заказе или неправильной граммовки. Раньше, когда заказы из базы переписывали на лист бумаги, иногда случались ошибки – сборщик мог, к примеру, завесить недостаточное количество товара.

Сейчас появился элемент контроля в виде приложения. Сборщики точно знают, как выглядит нужный товар, могут свериться со штрихкодом. По ходу сборки сотрудник отмечает, что и сколько собрал, а система сравнивает это с заказом. Потом она показывает сборщику финальный отчет, чтобы тот все проверил. В результате сотрудники больше не косячат с количеством. Сейчас система четко говорит: «надо было собрать килограмм, а ты положил 200 г. Добавляй». Если в заказе чего-то не хватает, система об этом также предупреждает.

Потом сборщик отправляет информацию (сколько и что собрано, сумма) клиенту. Тот видит, когда получит заказ. Через приложение доставщика мы получаем оплату и закрываем заказ.

Мы транслируем в личный кабинет клиента, как только заказ собран. Так клиент точно знает, что именно к нему едет и сколько это будет стоить.

Раньше клиент мог заказать на сайте на 1100 руб., а ему собирали на 1250. Он не знал об этом до тех пор, пока курьер не озвучивал цену при доставке. Последнему приходилось на месте объяснять, почему стало дороже.

Сейчас прямо в процессе сборки клиент получает информацию о финальной стоимости заказа и понимает, сколько ему надо будет заплатить.

Результат 3: ввели доставку за час

Раньше мы развозили заказы два раза в день – например, в девять утра и в час. Собирали всех курьеров и раздавали бумажки с адресами.

Благодаря новой системе клиент получает заказ в течение часа. В «1С» реализован функционал назначения курьера. Оператор смотрит на занятость и местонахождение курьеров, а потом назначает заказы. Эта информация попадает в приложение. Курьер сразу видит, что откуда надо забрать и куда доставить.

Результат 4: следим за дисциплиной

Раньше контролировать время сборки заказов было невозможно: допустим, распечатали заказ в полдень, а за сколько его собрали – загадка. Сейчас в системе все фиксируется: заказ упал в систему в 12.00, собрали в 12.05. Мы знаем, сколько времени занимает эта работа, и можем следить за эффективностью сотрудников.

Смотрим по приложению, когда курьеры прибыли, сколько времени ушло на дорогу, когда позвонили после получения заказа, как приняли оплату.

Мы не штрафуем курьеров, но предупреждаем, если они опаздывают. Плюс с помощью этого функционала диспетчер может сообщить клиенту о возможной задержке.

Результат 5: упростили работу курьера

Раньше каждый курьер ездил с кассовым аппаратом. Десять курьеров – десять кассовых аппаратов. Нужно было тратить деньги на дополнительное оборудование. Каждый получал оплату, набирал сумму на терминале и печатал чек. Или не печатал (например, забывал), и тогда нарушалась кассовая дисциплина.

Сейчас оплата реализована в приложении. Чек печатается автоматически. Онлайн-касса одна на всех. Сократилось время обработки заказов курьерами.

Приложение также помогло избежать ошибок с оплатой. Раньше у курьера был лист бумаги с суммой. Он мог не так посмотреть, ошибиться с цифрой при наборе и в итоге взять другую сумму. Сейчас не надо ничего набирать. Приложение само показывает сумму заказа, и курьеру остается только нажать кнопку.

Теперь проще удерживать зарплату на текущем уровне. В последнее время курьеры стали очень дорогим персоналом. С введением системы отпала необходимость требовать от курьеров соблюдения кассовой дисциплины. Сейчас у них такой же функционал, как и в других службах доставки.

Результат 6: обновление ассортимента в реальном времени

До внедрения системы остатки выгружались четыре раза в день. Это занимало время сотрудников, а клиенты могли заказать позицию, которой у нас по факту не было. Сейчас выгрузка происходит в режиме онлайн. Каждые несколько минут она обменивается этой информацией с сайтом. Клиент видит все, что сейчас есть в ассортименте.

Раньше мы работали только на сбор заказов на складе. Потом переписывали систему, чтобы забирать товары из гипермаркетов. Сейчас от этого отказались, но у нас есть несколько магазинов и склад. В приложении видны остатки магазина и склада.

Что дальше

Благодаря новой системе удалось сократить трудозатраты на 25 процентов. Обработка заказов ускорилась на 60 процентов. Сейчас мы снова меняем бизнес-модель. После того как на рынок пришел «СберМаркет», заниматься доставкой из гипермаркетов стало нецелесообразно. У больших компаний больше возможностей, другие объемы.

В каком-то смысле мы вернулись к тому, с чего начинали: мясо ручного разруба, полуфабрикаты, которых нет в других магазинах. Сильно урезали номенклатуру, но добавляем сервисные фишки – реферальную систему, бонусную программу. Эти возможности тоже помогает реализовать система.

На текущий момент возможности системы немного избыточны для бизнеса. Но мы используем их для развития. Например, с помощью этого функционала подключаем новых поставщиков.